Informatie klachtbehandeling
De Arbitragecommissie Juristen
De Arbitragecommissie Juristen behandeld klachten van cliënten tegen NRvJ aangesloten registerjuristen en vice versa. Dit betreft dus nadrukkelijk cliënten die door een NRvJ registerjurist juridisch zijn bijgestaan, met andere woorden, er moet sprake zijn van een overeenkomst tussen partijen.
De Arbitragecommissie bestaat uit 3 onafhankelijke registerjuristen (arbiters), welke uw zaak zullen behandelen en een oordeel zullen vellen over de voor handen zijnde kwestie.
Wenst u meer te vernemen over arbitrage, dan verwijzen wij u naar de website van wet&recht, welke het begrip arbitrage helder en duidelijk heeft verwoord.
Zaken die de Arbitragecommissie Juristen behandeld
Klachten die binnen het bereik van de Arbitragecommissie Juristen vallen zijn:
- Onvrede over de kwaliteit van de dienstverlening;
- Klachten over de hoogte van de rekening van de jurist (declaratiegeschil);
- Openstaande declaraties;
- Schadevergoeding tot € 20.000,-
Let op, klachten met een hoger schadebedrag kan de Commissie niet behandelen, tenzij u uitdrukkelijk afstand doet van uw aanspraak op een hogere vergoeding.
Klachten die uitsluitend van tuchtrechtelijke aard zijn kunnen en worden niet door de Arbitragecommissie Juristen behandeld.
In het geval van een advocaat, kunnen deze klachten worden voorgelegd aan de Deken in het arrondissement alwaar de advocaat werkzaam is. Waar u zich in het desbetreffende geval moet wenden treft u op de website van de NOvA:
www.advocatenorde.nl/de-advocaat/klacht-over-een-advocaat
In het geval van een notaris kunt u zich wenden tot de kamer voor het notariaat:
www.notaris.nl/de-notaris/klachten-over-de-notaris/kamer-voor-het-notariaat
En in het geval van een MfN Registerjurist bij het STM:
Werkwijze Arbitragecommissie Juristen
U heeft een geschil met uw registerjurist. Samen komt u er niet uit. U kunt dan doorgaans de hulp inroepen van de Arbitragecommissie Juristen.
Naast het indienen van uw geschil kunt u bij de Arbitragecommissie ook een vordering tot vergoeding van schade indienen. Er zit een maximum aan de hoogte van het bedrag dat u kunt vorderen. De maximaal te vorderen som bedraagt € 20.000,00.
Op deze pagina staat in hoofdlijnen hoe de Arbitragecommissie Juristen werkt voor klachten die zijn ingediend. Alle regels staan in een reglement, dat u op aanvraag gratis per e-mail wordt toegestuurd of zelf hier kunt downloaden.
Een eenvoudige en goedkope procedure
De procedure bij de Arbitragecommissie Juristen kent een aantal voordelen:
Eenvoudig:
U ontvangt een vragenformulier om uw klachten kenbaar te maken. De registerjurist maakt naar aanleiding van dat vragenformulier vervolgens zijn standpunt kenbaar. Ten slotte kunt u uw klachten mondeling toelichten op een zitting van de Commissie. Een advocaat, jurist of andere vorm van rechtshulp is dus niet nodig.
Goedkoop:
Andere kosten hoeft u niet te maken, met uitzondering van de kosten die direct verband houden met de procedure, zoals portikosten en reiskosten voor het bijwonen van de zitting. De jurist moet u het klachtengeld (deels)
vergoeden indien u (deels) in het gelijk wordt gesteld.
Schakelt u rechtshulp in, dan komen de kosten daarvan voor eigen rekening.
Gegarandeerde nakoming van de uitspraak:
Zie verderop op deze pagina.
Wie zitten er in de Arbitragecommissie Juristen?
De Arbitragecommissie bestaat uit drie leden: een voorzittend arbiter (voorzitter) aangezocht door het
Nederlands Register van Juristen, een registerjurist voorgedragen door het bestuur van de NRvJ en een burger zonder enige verbintenis met het NRvJ of zelf enige juridische functie bekledende.
Alle commissieleden worden door het bestuur van het NRvJ benoemd en zijn volstrekt onafhankelijk en onpartijdig. Hoewel het NRvJ een lid van de Commissie voordraagt, betekent dit niet dat zij tot taak hebben het belang van de consument respectievelijk de jurist te behartigen.
Welke kwesties kunnen worden voorgelegd?
Aan de Commissie kunnen in beginsel alle kwesties worden voorgelegd die betrekking hebben op de totstandkoming en/of uitvoering van een opdracht aan een jurist. Voorwaarde is wel dat u schriftelijk met uw jurist bent overeengekomen dat de Klachten- en Arbitrageregeling Juristen, waarvan de behandeling door de Arbitragecommissie deel uitmaakt, van toepassing is. Het kan zijn dat die afspraak is gemaakt bij het eerste contact tussen u en uw jurist. Dit kunt u zien op het intakeformulier dat in zo’n geval doorgaans door de jurist is gebruikt om de met u gemaakte afspraken voor het behandelen van uw zaak vast te leggen. Het is ook mogelijk dat uw jurist in de opdrachtbevestiging de toepasselijkheid van de regeling met u is overeengekomen. Is de Klachten- en Arbitrageregeling Juristen niet tevoren van toepassing verklaard dan kunt u ook achteraf met uw jurist afspreken het inmiddels gerezen geschil aan de Commissie voor te leggen. Hiertoe dienen beide partijen een akte van compromis te ondertekenen. Een model daarvoor vindt u op onze website door hier te klikken.
Op het vragenformulier geeft u niet alleen aan wat uw klachten zijn, maar ook of u als gevolg van het handelen of nalaten van uw jurist schade heeft geleden. Bent u van mening dat deze schade hoger is dan € 20.000,- (inclusief BTW) dan kunt u de zaak niet aan de Commissie voorleggen, tenzij u uitdrukkelijk afstand doet van uw aanspraak op een hogere vergoeding. Dit doet u door ondertekening van het vragenformulier.
De Commissie kan een kwestie niet behandelen, indien de jurist niet meer ingeschreven is als NRvJ Registerjurist (geschrapt uit het Nederlands Register van Juristen), surseance van betaling is verleend, in staat van faillissement is geraakt of ten aanzien van hem de schuldsanering natuurlijke personen van toepassing is verklaard, voordat u aan de formele vereisten voor het aanhangig maken van het geschil heeft voldaan (zie verderop op deze pagina). Blijkt dit pas na het aanhangig maken, dan wordt de behandeling alsnog gestopt.
Kwestie eerst bij de jurist zelf neerleggen, maar rekening houdende met de termijnen.
Juristen nemen op vrijwillige basis deel aan de Klachten- en Arbitrageregeling Juristen.
Bij de deelnemende juristen geldt in de regel een kantoorklachtenregeling.
Alvorens u de kwestie aan de Commissie voorlegt, moet u altijd eerst zelf proberen met de jurist tot overeenstemming te komen. U moet hiertoe uw klacht, overeenkomstig de kantoorklachtenregeling, bij de jurist indienen binnen drie maanden nadat u kennis nam of had kunnen nemen van het handelen of nalaten dat leidde tot de klacht.
Indien vier weken na indiening van deze klacht zijn verstreken zonder dat dit tot enige reactie van uw jurist heeft geleid, kunt u de kwestie bij de Commissie aanhangig maken. Hetzelfde geldt wanneer u niet kunt instemmen met de voorgestelde oplossing.
U moet uw klacht in ieder geval binnen twaalf maanden na de schriftelijke afhandeling bij de Commissie aanhangig maken. Als u bovenstaande termijnen niet naleeft, kan de Commissie – wanneer de jurist daarom verzoekt – besluiten geen inhoudelijke uitspraak over uw klacht te doen.
De Commissie zal op dat verzoek niet ingaan, als zij van mening is dat het niet naleven van de genoemde termijnen u niet te verwijten is.
Hoe moet een klacht worden ingediend?
Als u een klacht aan De Arbitragecommissie wilt voorleggen, dient u altijd eerst het vragenformulier in te vullen. Op het vragenformulier geeft u niet alleen aan wat uw klachten zijn, maar ook wat uw voorstel is ter oplossing van de kwestie.
Met uw handtekening onder het ingevulde vragenformulier geeft u aan dat u wilt dat de Commissie uw zaak behandelt en dat u zich aan de uitspraak van de Arbitragecommissie zult houden. Tegelijk met het vragenformulier moet u ook de kopieën van de daarin gevraagde stukken toesturen. Tevens moet u een kopie van het intakeformulier / opdrachtbevestiging en/of akte van compromis meesturen. Andere stukken die u relevant acht voor de beoordeling van de klacht dient u ook mee te sturen.
Nadat u het vragenformulier definitief heeft ingediend, wordt u gevraagd het klachtengeld te betalen. Na ontvangst van het klachtengeld zal op het secretariaat van De Arbitragecommissie gecontroleerd worden of de Commissie uw klacht kan behandelen.
Alvorens uitsluitsel wordt gegeven of de aanhangig gemaakte kwestie door de Commissie kan worden behandeld, kan de Commissie ter completering van het dossier aanvullende stukken opvragen. Indien binnen de door de Commissie gestelde termijn de gevraagde gegevens niet zijn ontvangen, zal het dossier worden gesloten.
Als het geschil door de Commissie kan worden behandeld, ontvangt u een factuur voor het bedrag dat u nog niet aan de jurist heeft betaald. Dit bedrag dient u aan de Commissie over te maken. De Commissie neemt dit bedrag in bewaring (in ‘depot’) en zal bij de uitspraak bepalen aan wie het toekomt.
Uiteraard moet u het deel van de rekening die buiten het dispuut vallen, wel aan de jurist betalen.
Ook de Jurist kan een procedure starten. Dit kan op dezelfde wijze als hiervoor omschreven. Doorgaans heeft een geschil ingediend door de jurist betrekking op een openstaande declaratie. De werkwijze voor een incasso van een declaratie via de Arbitragecommissie Juristen, treft u verderop op deze pagina.
Nog even de belangrijkste punten op een rij:
- probeer altijd eerst een kwestie zelf op te
lossen met de jurist; - komt u er samen niet uit vul dan het
vragenformulier in en stuur dat – samen
met de benodigde stukken – in; - maak het klachtengeld over;
- stort het eventueel nog openstaande
bedrag van de rekening waarover u een
geschil heeft, in depot bij de
Arbitragecommissie.
Het vervolg van de procedure.
Nadat u aan de hierboven genoemde voorwaarden heeft voldaan, krijgt de jurist afschriften van uw vragenformulier en de andere stukken toegestuurd. Hij krijgt dan een maand de tijd om schriftelijk bij de Commissie te reageren. Hierbij kan hij een eventuele vordering op u instellen. Deze zogenaamde tegenvordering zal in de regel betrekking hebben op het onbetaalde deel van de declaratie.
U krijgt vervolgens een kopie van de reactie van de jurist ter kennisname toegezonden.
Indien de jurist een tegenvordering heeft ingesteld krijgt u nog twee weken de tijd om daarop te reageren.
Verlenging van de bij de Commissie geldende termijnen (bijvoorbeeld vanwege langdurig
verblijf in het buitenland) is in beginsel niet mogelijk. Al met al is met de procedure een aantal maanden gemoeid. U kunt de periode bekorten door zelf snel te reageren.
Schikken buiten de Commissie om.
Het kan zijn dat de jurist na ontvangst van de stukken, u toch nog een aanbod doet om een behandeling door de Arbitragecommissie Juristen te voorkomen. U kunt op dat aanbod ingaan of accepteren en afzien van verdere behandeling van het geschil. Bedenk echter wel dat u het klachtengeld in dat geval niet van ons terugkrijgt. U moet daar dan dus rekening mee houden bij het aanbod dat de jurist doet. Let wel, het betreft hier de teruggave van het klachtengeld. Eventueel bij de Commissie in deposito gestelde bedragen worden uiteraard geretourneerd.
De uitspraak
De Commissie kan iedere beslissing nemen, die zij redelijk en billijk acht ter beëindiging van het geschil. Zo kan de Commissie onder meer de volgende beslissingen nemen:
– u een schadevergoeding toekennen;
– de advocaat of u verplichten de overeenkomst na te komen;
– de overeenkomst ongedaan maken;
– een betalingsverplichting vaststellen.
Wanneer er sprake is van een geschil over de hoogte van de declaratie in verhouding tot de kwaliteit van de geleverde diensten dan kan de Commissie bij gegrondverklaring van uw klacht bijvoorbeeld de declaratie verminderen.
Een andere mogelijkheid is, dat de Commissie partijen alsnog tot een schikking brengt. Dit laatste uiteraard alleen als u en de jurist daarmee instemmen.
Binnen een maand na de zitting wordt de uitspraak aan partijen toegezonden.
NB: Indien het geschil aanhangig wordt gemaakt door de cliënt, dan legt de Commissie haar beslissing vast in een bindend advies.
Indien het geschil aanhangig wordt gemaakt door de jurist of indien de cliënt het openstaande bedrag niet bij de Commissie in depot heeft gestort, wordt het geschil beslecht door arbitrage. Zie ook de volgende paragrafen.
Geen hoger beroep
Tegen een uitspraak van de Arbitrageommissie is geen beroep mogelijk. Na de zitting is de discussie gesloten. Wel kan na de toezending van de uitspraak een kennelijke reken- of schrijffout in de tekst nog worden hersteld.
Let op: hier gelden verschillende termijnen voor, afhankelijk van de gevolgde procedure.
Bij een bindend advies dient u binnen veertien dagen na de uitspraak de Arbitragecommissie schriftelijk om verbetering van de gegevens te vragen.
Bij een arbitraal vonnis kunt u de Commissie binnen 3 maanden nadat het vonnis ter griffie van de rechtbank is gedeponeerd, schriftelijk om verbetering van die gegevens vragen.
De uitspraak van de Arbitragecommissie juristen is bindend voor beide partijen, tenzij u of uw jurist binnen drie maanden na de verzenddatum van de uitspraak via dagvaarding van de andere partij aan de rechter vraagt om na te gaan of de uitspraak naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Voor zo’n procedure is het doorgaans wel noodzakelijk dat u een advocaat inschakelt.
Uitsluitend bij de gewone rechter staat tegen het arbitraal vonnis naast het rechtsmiddel van vernietiging ook het rechtsmiddel van het request civiel (herroeping) open.
Voor het instellen en voeren van deze procedures heeft u een advocaat nodig.
Naleven vonnis
In verreweg de meeste gevallen worden beslissingen van de Commissie zonder meer opgevolgd. Mocht een partij weigeren de uitspraak na te komen, zonder de uitspraak binnen drie maanden ter toetsing aan de rechter te hebben voorgelegd, dan kan een beroep worden gedaan op de nakomingsgarantie. Deze garantie houdt in dat De Arbitragecommissie Juristen bij niet nakoming van een bindend advies tegen de jurist een incassoprocedure start.
Indien de uitspraak is gedaan in vorm van een arbitraal vonnis en uw wederpartij komt deze niet na, dan moet u een schriftelijk verzoek tot tenuitvoerlegging (exequatur) indienen bij de voorzieningenrechter van de rechtbank van het arrondissement waarin de plaats van arbitrage is gelegen. Voor het voeren van deze procedure is geen advocaat vereist.
Openstaande declaraties
Als NRvJ registerjurist heeft u de mogelijkheid om onbetaalde declaraties ter incasso voor te leggen aan De Arbitragecommissie Juristen. Hieronder wordt uiteengezet hoe u het geschil kunt indienen en aan welke procedurevereisten u dient te voldoen.
Let op! U moet in uw algemene voorwaarden of anderszins op voorhand aan uw cliënt kenbaar maken dat bij een geschil, arbitrage door de Arbitragecommissie Juristen wordt aangewezen als wijze van het beslechten van geschillen. Daarnaast moet u ook verwijzen naar het bijbehorende reglement.
Indiening van een Openstaande Declaratie:
U kunt uw onbetaalde declaratie ter incasso digitaal indienen. Gelieve duidelijk aan te geven dat het om een openstaande declaratie gaat en de hoogte van het verschuldigde bedrag te vermelden.
Arbitragekosten:
De arbitragekosten in het geval van een geschil over declaraties zijn als volgt:
€ 75,- exclusief BTW voor openstaande bedragen tot € 5.000,-
€ 150,- exclusief BTW voor een openstaand bedrag tussen € 5.000,- en € 10.000,-
€ 175,- exclusief BTW voor een openstaand bedrag tussen € 10.000,- en € 20.000,-
Indien de commissie u in het gelijk stelt, dient uw cliënt deze kosten (gedeeltelijk) aan u te vergoeden.
Documentatie bijvoegen:
Bij het indienen van het geschil wordt u verzocht ten minste de volgende documenten aan uw zaak toe te voegen:
- De declaratie(s)
- De opdrachtbevestiging (overeenkomst)
- Uw algemene voorwaarden
- Correspondentie tussen u en de cliënt
Voor zakelijke geschillen:
- Een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) van de cliënt
Voor particuliere geschillen:
- Een recent uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP) (voorheen GBA)
- De forumkeuzebrief (waarin wordt uitgelegd wat het verschil is tussen een procedure bij De Arbitragecommissie Juristen en de gewone rechter, en waarbij de cliënt één maand de tijd krijgt om een keuze te maken, waarna de commissie zal beoordelen of uw uitleg aan de cliënt voldoende is geweest).
Reactie van de Cliënt:
Nadat de arbitragekosten zijn voldaan en de benodigde documentatie is ingediend, worden deze documenten per aangetekende brief naar uw cliënt gestuurd. U wordt verzocht te reageren door het vragenformulier in te vullen.
Belangrijke Informatie:
Bij zakelijke cliënten is geen depotstorting vereist, aangezien de commissie het geschil zal afwikkelen via arbitrage. Indien de cliënt niet reageert op onze berichten, zal de voorzitter van de commissie de zaak beslissen op basis van de door u ingediende stukken, resulterend in een snel verstekvonnis. Hiermee kunt u het vonnis ten uitvoer leggen bij de rechtbank via de exequatur procedure.
In het geval van een geschil met een particuliere cliënt verzoeken wij de cliënt om het openstaande bedrag in depot te storten. Indien de cliënt dit doet, zal de commissie het geschil afwikkelen via bindend advies, waardoor u bij een gunstige uitspraak zekerheid heeft omtrent de betaling van de openstaande declaraties.
Als de cliënt het openstaande bedrag niet in depot stort, zal de commissie het geschil afwikkelen via arbitrage. Ook hier geldt dat bij afwezigheid van verweer van de cliënt, de voorzitter van de commissie de zaak zal beslissen op basis van de door u ingediende stukken, wat resulteert in een snel verstekvonnis dat ten uitvoer kan worden gelegd via de rechtbank (exequatur procedure).
